摘 要：本文对怎样开展企业档案信息化工作进行了全面阐述，从人才培养、信息安全、档案收集及开发利用四方面，对企业档案工作难点及如何解决提出了一定的创新见解，指出要做好企业档案信息化工作，首先要解决档案人才培养问题，其次应在实际工作中注重横向协作，加强与企业各业务部门及员工的沟通，对企业档案工作实务具备一定的参考价值。

关键词：档案管理复合型人才；档案实体与信息安全；部门沟通与协作；档案开发与利用

随着时代的发展，信息社会的迅猛到来，消除信息“孤岛”、加快档案信息化建设已成为档案事业的必然选择。

2016年4月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，分析我国档案管理所面临的形势与挑战，指出要加快档案管理信息化进程，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合。

现代企业在档案信息化过程中，面临多重困难和挑战，一是对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求；二是如何保证档案在信息化过程中的实体与信息安全；三是电子档案资源收集应完整齐全、真实有效，并与实体档案一一对应；四是怎样加大档案信息资源的开发利用率，使档案信息更好地为企业发展服务。现就笔者在实际工作中遇到的具体问题及做法，提出如下探讨：

1 加快对档案管理复合型人才的培养

传统的档案管理工作，由于所处位置在企业生产经营的最后端，工作成绩不易显现，一般不直接对企业产生显性的经济效益而容易被忽视。很多企业，领导对档案工作的看法就是库房管理员，认为文件就放在那里就行了，没有多少事要做。这就造成了配备的档案管理人员要么年龄偏大，思想相对保守，技能较低，对信息化系统和设备的使用及管理有困难；要么兼职，在从事文书、秘书工作的间隙时间进行档案整理、管理，兼职档案员首要保证完成的是领导重视的工作，档案工作得过且过。因此，要做好新形势下的档案工作，必须解决“人”的问题，转变企业领导层及档案工作者的思想观念。

1.企业应加大对档案管理人才的投入，确保企业档案管理专职人员的配备，一方面引进既熟悉档案业务又具备计算机相关知识的新鲜血液，另一方面应给予现有档案工作者新知识、新技术培训机会，创新用人机制，，规划档案工作岗位提升方案并落到实处，让档案工作者能看到职业前景，调动他们的积极性、主动性和创造性。

2.档案工作者自身也应该克服安于现状、墨守陈规的思想，刻苦鉆研学习，努力掌握档案信息化专业知识及其他管理知识，提高业务能力，使自己由传统的“档案保管者”转变为“档案信息资源的管理者”，开发多种档案信息利用方式，为企业的持续发展提供有力支撑。

2 加强档案信息的安全保密工作

在对存量档案进行数字化加工和增量档案的电子化过程中，必须做好相应纸质档案及电子档案的安全保密工作，确保档案实体与信息安全。应严格按照档办发【2014】7号《档案数字化外包安全管理规范》要求及企业相关保密规定，采取必要措施：

1.选取具备有效资质的服务机构，服务合同中应有专项条款对保密工作做出具体要求，未经允许不得以任何形式对外提供资料、数据，如有失泄密事件发生，将支付违约金，并终止协议，追究其法律责任。保密条款不因协议终止而终止，而是永久有效；

2.档案的整理加工场所必须在本企业办公地点内，整理加工用电脑不能连接外网，档案整理人员不得将任何纸质档案资料、拷贝有档案信息的光盘、U盘等载体带出办公场所。

3.对于增量电子档案及已数字化的存量档案，企业应配备专用服务器进行保管，电子档案的归档、查借阅等必须制定专项制度，严格审核程序。

通过以上控制措施，可以有效防止档案资料的丢失、损毁及档案信息的失泄密。

3 确保电子档案收集齐全、真实有效

在档案收集、管理和利用三个基本环节中，档案收集是前提、是基础，没有丰富的档案资料，也就谈不上对档案的开发利用，更难以有效的为公司发展提供优质服务。电子档案的收集整理又有其特殊性，档案工作者在收集电子档案时，不仅应审核资料的完整性、真实有效性，并且需要与实体档案一一对应，保证在需要时能快速查找提供相应的电子档案及实体档案。

1.办公信息化系统应做到企业基本实现无纸化办公，文书、合同、工程、招投标、会计等均具备相应专业信息化管理系统，从源头到电子档案产生各环节再到归档，进行全生命周期管理，档案形成者在每个环节必须按要求提供相应环节产生的所有文档，否则流程就走不到下一环节去，最大程度保证电子档案收集齐全、真实有效。