摘 要：在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“以信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求， 档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。

关键词：档案；信息建设

经过几年的工作实践及学习，我对档案信息化建设中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

1 为何要信息化

（一）信息社会化、社会信息化的必然要求

1、信息成为比物质、能量更为重要的战略资源；

2、信息资源共享、信息资源优化配置和信息一体化管理的需要；

3、信息产业、信息市场和信息基础设施的飞速发展；

4、文献、图书、情报系统已经基本完成了信息化和网络建设，信息中心的广泛建立。

（二）计算机及其网络技术的普及与提高。以计算机和网络为核心的办公平台（OA）、管理平台（MIS）、科研设计平台（CAD、CAM）、教育平台（CAI）、商务平台（EC）、地理信息平台（GIS、GPS）等已经全面地改变了人们的工作方式和档案的生成方式。

（三）电子政务（EG）、政府上网工程的全面实施，档案部门作为政府工作的重要环节和政务信息的发布者之一必须与之配套和协调。

（四）档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容还是方法等途径都发生深刻的变化。

（五）文件、档案的形式、特征、类型及管理环境要求档案工作必须变革其工作模式与方法。

（六）已经实施的部分档案信息化进程必须得到应有的规范。

2 什么是信息化

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体保管与利用为重点，向以档案数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。

（一）档案信息化的核心

1、有规划、有组织、有标准的行为：国家档案行政管理部门统一规划和组织档案信息化的框架与进程；国家和各级档案事业管理机关制定国家和地方的档案信息化标准并负责指导、监督；机关、企事业单位分别制定符合国家和主管机关标准的单位内部的档案信息化规范和实施细则。

2、有特定的技术、流程与特征的行为，以全面运用计算机和网络技术，实现对档案信息的采集与管理、组织与处理、 存储与备份、传输与发布、检索与利用、分析与恢复，以非线性、数字化、多媒体、网络化、标准化为主要特征。

3、有目标的行为，主要表现在：档案数字化的规模；档案信息收集、发布与利用网络化的程度与范围；实现档案信息的优化配置、资源共享、科学管理，提升国家对数字化信息资源的国家控制力。

（二）信息化内容包括以下方面：

1、硬件建设与软件开发；

2、立法管理与标准规范的制定；

3、档案信息的数字化；

4、档案发布与利用的网络化；

5、实现公务管理、业务工作与档案工作的和谐发展；

6、实现档案各项业务工作的标准化；

7、实现档案工作者的观念更新、知识更新，全面掌握现代化信息管理与处理技能；

8、实现档案信息与其他信息资源的高度综合组织与共享；

9、构建全新的档案管理模式；

10、组织与实施数字档案馆战略。

3 怎样信息化

档案信息化是一个完整的系统化工程， 信息化建设包括了：基础设施（即网络）；计算机的硬件与软件；档案信息资源；档案管理机关和档案专业技术人员；档案信息化建设的标准与规范等。

1、基础设施包括：内部网（局域网）、外部网（广域网）和互联网。网络建设是档案信息化建设的基础和条件。基础设施的建设决定着档案信息化的范围、模式与信息化的总体质量与效果。

2、计算机的硬件与软件，包括硬件、操作系统与应用系统（如档案 管理软件、电子文件管理软件等），档案信息化质量的高低、档案信息资源的建设水平、档案（电子文件）信息管理模式很大程度上与计算机软硬件的质量状况与性能有着极大的关系。

3、档案信息资源：

档案信息资源既是国民经济和社会发展的战略资源，又是档案信息化建设的核心。目前档案信息资源主要有两种形式，一是传统的档案信息资源，既纸质档案和传统的模拟型档案（感光照片和音像磁带），二是（计算机及其网络环境下 产生的、模数转换系统数字化转换的）电子文件（或数字文件）。 因此，档案信息资源建设就有两条道路，一是组织和管理好原生的电子文件， 二是将传统的纸质档案和模拟型档案进行数字化转换。